電庫本役立つねっと「これで書ける！　ビジネス文書」

出版社/著者からの内容紹介
　ビジネス文書は、仕事を思い通りに実現するためのツールのひとつ。その基本とルール、人を動かす文章の書き方、信頼される文書づくりのコツなどを学ぶ。

抄録（「電子書店パピレス」より）
仕事を思い通りに実現するビジネス文書

ビジネスとは、一言で言えば「人の心や体や財産を、あなたの思いどおりに動かすこと」です。そのためには、ビジネスの相手を説得し、納得させ、行動してもらわなくてはなりません。そこで必要になるのがビジネス文書なのです。

ビジネス文書とはどんなもの？

ビジネス文書とは、ビジネスを円滑に進めるための、一定の書式を持った文面のこと。
ビジネス文書を、使う場面で大別すると、社内で使う「社内（向け）文書」と、社外に出す「社外（向け）文書」になります。社外文書は、仕事で出す手紙、と考えればいいでしょう。

ビジネス文書は「証拠」になる

口で言ったことは、言い間違い、聞き間違い、あるいは言い忘れ、聞き忘れの危険性があります。文書にすれば、出し手は事前に何回でもチェックでき、コピーして保管もしておけます。受け手も保管して読み直せます。つまり、発言の「証拠」になります。ですから、仕事の場では、どんな約束も文書にするのが原則なのです。

ビジネス文書は「正式な発言」

文書の特徴は、もう一つあります。それは、その文書を出した部署や会社の「正式な発言」とみなされる、ということです。社外に出す文書なら、あなたの会社の正式な発言、と受け取られます。ですから、きちんとした文書・文章の作り方を学んでおかないと、あなたの部署や会社に損害を与えるかもしれないのです。

どんな文書にも決まりがある

たとえば伝票１枚にも、記入上の決まりがあります。これを「書式」といいます。「書式」が決まっているおかげで、重要な事柄を書き忘れるなどという失敗を未然に防ぐことができます。文書それぞれの書式は、ビジネスの先輩たちが長年にわたって考え出し、作りあげた、文書のチェックポイントでもあるのです。

文章作りは考えをまとめる

ほとんどの文書には文章が必要です。効果的な文書を作るためには、いい文章を書く勉強が大切になります。いい文章を書く勉強をしていくと、「考えをまとめる力」も身に付きます。というのは、考えをまとめるときは、頭の中で文章を組み立てる作業をしているからです。

いい文章と「メリコの法則」

ビジネス文書に記入する文章は、小説や詩のような「芸術文」ではありません。仕事に役立つ「実用文」です。いい実用文かどうか、の簡単なチェックポイントをお教えしましょう。「メリコの法則」と覚えてください。これは広告作りの先人が考えた方法ですが、ビジネス文書のチェックにも役立ちます。

「メ」＝目立つかどうか

ビジネスの場では、たくさんの情報が入り乱れています。ですから、先輩ビジネスマンたちは「情報を捨てる」ことに必死です。あなたが努力して作った文書が受け手のゴミ箱に直行、では悲しいですね。そうさせないために、あなたの文書を見てもらうために、（ほかの情報よりも）目立たせることが大切になるのです。

目立たせるにはアイデアが必要

封書に美しい記念切手が張ってあったら、ゴミ箱に捨てられますか？　同じ郵便料金でも、工夫ひとつで捨てられずにすむのです。あるいは、文章の最初に、本文を読んでみたくなるような魅力的なタイトルが付いていたら、どうしても本文を読んでしまうでしょう。目立たせるには、「平凡」「ありきたり」を排することです。

「リ」＝理解しやすいかどうか

あなたが書いた文章がわかりにくかったら、相手に通じません。あるいは、誤解されてしまうかもしれません。実用文は「理解しやすい」ことが、特に大切です。そこが芸術文と大きく違う点です。理解しやすい文章とは？　反対に、理解しにくいのはどんな文か？　これから勉強していきましょう。

＊この続きは製品版でお楽しみください。

著者について
　小野塚　省吾（おのづか　しょうご）
　著述家。
　東京都出身。化粧品会社のコピーライターからプロダクションの創立参画、のちフリーとなる。マスコミ広告制作、編集業務、若手社員教育などで、多くの企業人とかかわる。主な著書『基本　ビジネス文書の書き方・まとめ方』ＰＨＰ研究所刊。